Privacybeleid

Arteveldehogeschool vzw - ondernemingsnummer 0474.120.360, met zetel te Hoogpoort 15, 9000, Gent - verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het Engels beter bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR).

De rechtspersoon Arteveldehogeschool is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens. De verwerking van de persoonsgegevens staat onder toezicht van de GDPR-stuurgroep en de Data Protection Officer van Arteveldehogeschool.

• Met deze privacyverklaring willen wij jou op een heldere en transparante manier informeren over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken, hoe wij hiermee omgaan en wat jouw rechten zijn. De privacyverklaring is op jou van toepassing als je op een manier verbonden bent aan onze instelling, maar ook als je bijvoorbeeld persoonsgegevens achterlaat bij een bezoek aan onze website.
• In ons cookiebeleid kan je alle informatie terugvinden over hoe we omgaan met geanonimseerde gebruikersdata wanneer je onze website bezoekt. 

De verzameling en verwerking van persoonsgegevens blijft beperkt tot de afgesproken finaliteit. Ze worden niet meegedeeld aan derden, behalve wanneer je hiertoe zelf instemde via een actieve toestemming of wanneer de wet ons daartoe verplicht. 

Welke gegevens verwerken wij van jou?

Welke persoonsgegevens we van je verwerken, is afhankelijk van de rol die je inneemt in onze organisatie. Lees meer over de verwerking van jouw persoonsgegevens afhankelijk van jouw rol via onderstaande linken:

• Medewerkers en studenten
• Alumni
• Klanten en partners (stageplaatsen, onderzoekspartners, ...)
• Externen (sollicitanten, kandidaat-studenten, websitebezoekers, ...)

Hoe zorgen we ervoor dat jouw gegevens bij ons beveiligd zijn?

Wij stellen alles in het werk om jouw persoonsgegevens te beveiligen door te werken aan een algemeen informatieveiligheids- en toegangsbeveiligingsbeleid. De toegang tot gegevens en/of functionaliteiten worden beperkt tot degenen die daartoe bevoegd zijn. Daarnaast maken wij gebruik van firewalls, zorgen we ervoor dat alle informatie en elk bestand op een veilige server wordt opgeslagen en beschermen we elk paswoord door encryptietechnologie.

Wij engageren ons ertoe om verwerkersovereenkomsten af te sluiten met derde partijen waarin duidelijke afspraken worden gemaakt ter bescherming van jouw persoonsgegevens. 

Binnen Arteveldehogeschool is het veilig en betrouwbaar omgaan met informatie de individuele verantwoordelijkheid van elke participant. In het kader hiervan geldt er een gedragscode waarin een aantal principes worden uiteengezet waartoe iedereen gehouden is om deze na te leven. Deze gedragscode is binnenkort hier raadpleegbaar.  

Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Je hebt het recht om:

• informatie te vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens
• deze te laten wijzigen indien ze onjuist of onvolledig zijn
• jouw persoonsgegevens te laten verwijderen (voor zover dit wettelijk toegestaan is)

Om deze rechten uit te oefenen, kan je ons altijd contacteren via het e-mailadres servicedesk@arteveldehs.be.

Bij wie kan je terecht met vragen of een klacht? 

Wij stellen alles in het werk om jouw privacy te respecteren. Uiteraard valt het nooit uit te sluiten dat een en ander verbeterd kan worden. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring nog vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via servicedesk@arteveldehs.be. Je kan ook rechtstreeks contact opnemen met ons Data Protection Officer op dpo@arteveldehs.be.

Arteveldehogeschool behoudt zich het recht om deze privacyverklaring op elk moment aan te passen. Gewijzigde versies zullen telkens op deze pagina terug te vinden zijn.

Welke gegevens verzamelen wij over jou en waarom?

In het kader van je verbinding met Arteveldehogeschool worden persoonsgegevens van jou verzameld om uitvoering te kunnen geven aan het contract dat met jou werd afgesloten. Deze persoonsgegevens omvatten, maar beperken zich niet tot:

• Identificatiegegevens (naam, adres, rijksregistersnummer…)
• Financiële gegevens
• Beroepsgegevens (opleiding, loopbaan…)
• Persoonsgebonden gegevens

We verzamelen deze gegevens enkel om uitvoering te geven aan de bepalingen in ons onderling overeengekomen studiecontract (voor studenten) of arbeidsovereenkomst (voor medewerkers). Je vindt dan ook de grondslag en de doeleinden waarvoor wij je gegevens verwerken gedetailleerd terug in het contract dat voor jou van toepassing is.

Voor gevallen waarbij wij jouw gegevens verwerken die niet zijn opgenomen in het studiecontract of de arbeidsovereenkomst, zullen wij steeds jouw geïnformeerde en actieve toestemming vragen. Deze toestemmingen worden verzameld in het digitaal toestemmingsregister van Arteveldehogeschool.

Hoelang bewaren wij jouw gegevens?

Studentengegevens bewaren we voor de looptijd van jouw studie aan Arteveldehogeschool. Jouw studentenaccount wordt gedeactiveerd op 1 december van het volgende academiejaar na jouw uitschrijving of afstuderen. Hoe dan ook moeten we een aantal gegevens van jou bewaren... Dit gaat om gegevens waarvoor er een wettelijke grondslag is waardoor wij deze moeten bewaren (naam, studie, behaald diploma, studieresultaten…).

Als medewerker worden jouw gegevens bewaard zolang als de duurtijd van jouw arbeidscontract bij onze instelling. Je personeelsaccount wordt één maand na jouw uitdiensttreding gedeactiveerd. Ook hier moeten we van rechtswege een aantal personeelsgegevens blijven bewaren.

Welke gegevens delen wij met derden?

Ben je student of personeelslid, dan kunnen gegevens gedeeld worden met derden als dit noodzakelijk is in de uitvoering van wettelijke of decretale verplichtingen of om uitvoering te geven aan de overeenkomst.

In alle andere gevallen delen wij geen gegevens met derden, zonder jouw uitdrukkelijke toestemming. Deze toestemming kan je ten allentijde aanpassen. 

Daar waar mogelijk anonimiseren wij jouw gegevens alvorens deze aan derden te bezorgen. We selecteren derde partijen op zorgvuldige wijze en sluiten met hen verwerkersovereenkomsten af. Daarin wordt duidelijk bepaald welke gegevens zij van jou ontvangen en voor welke doeleinden deze gebruikt mogen worden.

Welke gegevens verzamelen wij over jou en waarom?

Na je afstuderen aan Arteveldehogeschool bewaren wij nog een aantal gegevens van jou. Hiervoor is er altijd een wettelijke grondslag waarom wij deze moeten bewaren (naam, studie, behaald diploma, studieresultaten…).

Ook houden wij contactgegevens van jou bij om je te contacteren in verband met jouw alumnusstatus van onze hogeschool. Deze kunnen gebruikt worden om je te contacteren in het kader van kwaliteitszorg, je uit te nodigen op alumni-events, je op de hoogte te houden van interessante bijscholingen etc.

Hoelang bewaren wij jouw gegevens?

De gegevens van jou die we vanuit wettelijk oogpunt of vanuit onze decretale opdracht verplicht moeten bewaren, bewaren we voor een onbepaalde termijn in onze studentendatabank.

Als je alumnus werd voor academiejaar 2017-2018 behouden en gebruiken we je contactgegevens gedurende maximum 5 jaar lopende vanaf academiejaar 2017-2018. Je kan er altijd zelf voor kiezen om geen communicatie meer te ontvangen van Arteveldehogeschool. Jouw contactgegevens zullen we niet meer gebruiken als je meer dan 5 jaar geen wederzijds contact hebt gehad met Arteveldehogeschool.

Als je alumnus wordt in en na academiejaar 2017-2018 zullen wij bij jouw afstuderen toestemming vragen om deze gegevens te mogen bewaren en gebruiken voor verschillende doeleinden:

• Uitsturen van e-mailcommunicatie (uitnodigingen evenementen, nieuwsbrieven, bijscholingsaanbod…)
• Contact met je opnemen in het kader van kwaliteitszorg
• Het mogen doorgeven van jouw gegevens aan bedrijven in het kader van vacatures en vrijwilligerswerk

Deze toestemmingen worden verzameld in het digitaal toestemmingsregister van Arteveldehogeschool. Daar kan je er ook steeds voor kiezen om deze toestemmingen aan te passen of in te trekken.

Welke gegevens delen wij met derden?

Er worden geen persoonsgegevens van jou met derden gedeeld zonder uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming van jouw kant.

Met externe bezoeker bedoelen we iedereen die onze website bezoekt en gegevens achterlaat. Dit kunnen sollicitanten zijn die gegevens achterlaten bij het solliciteren, kandidaat-studenten die bijvoorbeeld een brochure aanvragen, etc.)

Welke gegevens verzamelen wij over jou en waarom?

Bij elk bezoek aan een Arteveldehogeschool website worden geanonimiseerde gegevens over de bezoekers bijgehouden op onze server. Deze informatie wordt enkel gebruikt voor statistische doeleinden en om de website beter af te stemmen op uw behoeftes, om bepaalde trends, acties en campagnes te analyseren, om de site te onderhouden en om algemene demografische informatie (bv. taalvoorkeuren) te verzamelen om onze diensten te verbeteren. Deze gegevens worden verzameld via cookies en zijn steeds geanonimiseerd en kunnen we dus nooit linken aan een persoon.

Er kan wel persoonlijke informatie opgevraagd worden via verschillende webformulieren op de websites (bv. een inschrijving voor de nieuwsbrief, infosessie, opleiding, informatie- of contactaanvraag …). Deze gegevens gebruiken wij enkel om de door jou gevraagde informatie te verstrekken of dienst te leveren.

Als je aangeeft om verder op de hoogte te blijven via e-mailcommunicatie van Arteveldehogeschool, dan kan je dit op elk moment bij een ontvangen e-mail weer ongedaan maken of aanpassen via het e-mailvoorkeurencentrum.

Als je inlogt in een toepassing van Arteveldehogeschool (bijvoorbeeld om te solliciteren, om je in te schrijven voor een opleiding ...) zullen we je eerst vragen om te registreren. De gegevens die wij in het kader hiervan verwerken zijn: naam, voornaam, e-mailadres. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een account voor jou te kunnen aanmaken en om contact met je op te nemen in verband met je aanvraag.

Hoelang bewaren wij jouw gegevens?

Wanneer je persoonlijke gegevens achterlaat op onze website (hetzij via een webformulier of door het registeren in een toepassing), proberen we om de termijn waarin we deze bijhouden zoveel mogelijk te beperken. De bewaartermijn van je persoonsgegevens is afhankelijk van de toepassing.

Gesolliciteerd bij Arteveldehogeschool? Fijn! Dit doen we met je gegevens:

Je persoonsgegevens worden bewaard door de dienst Human Resources en Professionalisering voor het voorbereiden en uitvoeren van de sollicitatie. Bij het afsluiten van het selectieproces of na de kandidaatstelling bij een spontane sollicitatie worden je gegevens na 9 maand verwijderd (d.w.z. antwoord Nee op de toestemmingsvraag). Ben je geselecteerd en aanvaard je de functie dan worden je gegevens doorgegeven aan de dienst Personeelsbeheer voor de aanmaak van je personeelsdossier. Je gegevens blijven behouden in deze applicatie zolang je in dienst bent van de Arteveldehogeschool om interne sollicitatie te ondersteunen. Ben je niet geselecteerd, maar wil je opgenomen worden in de wervingsreserve, dan kan dat. Met je toestemming behouden we je gegevens 2 jaar na het afronden van het selectieproces of de kandidaatstelling bij een spontane sollicitatie (d.w.z. antwoord Ja op de toestemmingsvraag). Je kan dan ook uitnodigingen voor een jobevent van de Arteveldehogeschool ontvangen. Je kan een deel van je persoonsgegevens en je toestemming zelf beheren via de toepassing (Mijn profiel > Gegevens).

Welke gegevens delen wij met derden?

Identificeerbare persoonsgegevens (bijvoorbeeld na het invullen van een formulier) worden louter voor interne doeleinden gebruikt en niet doorgegeven aan derden (behalve om te voldoen aan wettelijke of contractuele verplichtingen). Onder het gebruik voor interne doeleinden wordt verstaan dat wij gegevens die Arteveldehogeschool over jou verzamelt zullen gebruiken om onze website permanent te optimaliseren voor gebruikers, alsook om de door jou gevraagde informatie te verstrekken of actie uit te voeren.